Huit situations, et ce que nous y construisons

8 cas affichés

• FinanceNégoce · 40 salariés

  5 semaines

  Traitement des factures fournisseurs

  Contexte

  Environ 400 factures par mois arrivant par mail dans une boîte partagée. Saisie manuelle dans l’outil comptable, rapprochement avec les bons de commande fait à l’œil, et deux à trois jours de retard permanent en fin de mois.

  Ce que nous avons construit

  Extraction automatique des lignes de facture, rapprochement avec les commandes existantes, puis écriture directe dans l’outil comptable. Les écarts de plus de 2 % et les fournisseurs inconnus partent en validation humaine ; le reste passe seul.

  traitées sans intervention

  82 %

  économisées par semaine

  14 h

  retard de clôture depuis

  0

• RHBureau d’études · 55 salariés

  6 semaines

  Candidatures et arrivées de nouveaux salariés

  Contexte

  Une centaine de candidatures par mois dans une boîte partagée, dont une bonne moitié restait sans réponse faute de temps. Chaque arrivée demandait ensuite la création manuelle de huit comptes dans huit outils, avec des oublis réguliers le premier jour.

  Ce que nous avons construit

  Qualification des candidatures selon les critères du poste, avec une réponse envoyée à chacune — y compris les refus. À la signature, la création des accès, la remise des documents et le planning de la première semaine se déclenchent depuis la fiche salarié.

  des candidats reçoivent une réponse

  100 %

  économisées par arrivée

  3 h

  sur le délai de réponse moyen

  −9 j

• OpérationsMécanique de précision · 60 salariés

  9 semaines

  Suivi de production en atelier

  Contexte

  Le planning vivait sur un tableau blanc et dans un tableur mis à jour le soir. Impossible de répondre à un client sur l’avancement d’une commande sans appeler le chef d’atelier, qui devait lui-même aller voir sur les machines.

  Ce que nous avons construit

  Une application de pointage tactile en atelier, utilisable avec des gants, qui alimente en temps réel un suivi accessible depuis les bureaux. Les commandes en retard remontent automatiquement, et le client reçoit une notification à l’expédition.

  visibilité sur l’avancement

  Temps réel

  d’appels au chef d’atelier

  −40 %

  de saisie évitées par semaine

  6 h

• OpérationsDistribution d’équipements · 25 salariés

  6 semaines

  Qualification des demandes SAV

  Contexte

  Environ 60 demandes SAV par jour, toutes traitées dans l’ordre d’arrivée. Les pannes bloquantes attendaient derrière des demandes de documentation, et la même question revenait plusieurs fois par semaine sans qu’aucune réponse ne soit capitalisée.

  Ce que nous avons construit

  Qualification automatique à l’arrivée : type de matériel, criticité, client sous contrat ou non. Les demandes urgentes remontent en tête de file. Une réponse est proposée au technicien à partir de la documentation et de l’historique, qu’il valide ou corrige avant envoi.

  de délai sur les urgences

  −58 %

  de réponses envoyées telles quelles

  45 %

  de traitement au lieu de 11

  3 min

• MarketingAgroalimentaire · 30 salariés

  4 semaines

  Publication régulière et avis clients

  Contexte

  Un savoir-faire réel et aucune visibilité : deux publications dans l’année, une newsletter abandonnée, et aucun avis en ligne depuis dix-huit mois — non par insatisfaction, mais parce que personne ne pensait à en demander.

  Ce que nous avons construit

  La matière existante — photos d’atelier, nouveautés, retours clients — alimente une réserve de sujets. Une proposition de publication est rédigée chaque semaine et validée en deux minutes. Après chaque livraison, une demande d’avis part automatiquement avec le lien direct.

  de publications par an

  ×9

  avis en six mois

  34

  de validation par semaine

  10 min

• CommercialServices B2B · 15 salariés

  4 semaines

  Devis et relances commerciales

  Contexte

  Les demandes entrantes arrivaient par mail, téléphone et formulaire. Le devis était rédigé à la main dans un traitement de texte, et les relances dépendaient de la mémoire du commercial. Un tiers des devis n’était jamais relancé.

  Ce que nous avons construit

  Toute demande entrante crée une fiche CRM avec les informations extraites du message. Le devis est pré-rempli à partir du catalogue tarifaire, le commercial le corrige et l’envoie. Les relances partent seules à J+4, J+10 et J+21, et s’arrêtent dès que le client répond.

  des devis relancés

  100 %

  de taux de transformation

  +23 %

  gagnées par devis

  35 min

• CommercialTravaux publics · 80 salariés

  6 semaines

  Tri des dossiers d’appel d’offres

  Contexte

  Chaque dossier de consultation représentait entre 100 et 400 pages à lire pour décider s’il valait la peine de répondre. Le tri prenait une demi-journée par dossier, et des dossiers pertinents passaient à la trappe faute de temps.

  Ce que nous avons construit

  Analyse automatique dès le dépôt : critères d’attribution, délais, pénalités, exigences techniques et références demandées. Une note de synthèse de deux pages est produite, chaque point renvoyant à sa page source pour vérification.

  pour décider, au lieu d’une demi-journée

  20 min

  de dossiers étudiés

  ×2,5

  des conclusions traçables

  100 %

• La CabineGroupe de 3 sociétés · 120 salariés

  7 semaines

  Tableau de bord de direction

  Contexte

  Le reporting mensuel demandait deux jours de travail au contrôleur de gestion : export de trois ERP différents, consolidation manuelle, correction des écarts de périmètre. Les chiffres arrivaient au comité de direction avec trois semaines de décalage.

  Ce que nous avons construit

  Consolidation automatique quotidienne des trois systèmes, avec les règles de retraitement inter-sociétés écrites et versionnées. Chaque indicateur affiche sa définition et sa source au survol, ce qui a mis fin aux débats sur la validité des chiffres.

  au lieu de trois semaines

  J+1

  de consolidation supprimés par mois

  2 j

  définition partagée par indicateur

  1