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Sept briques, montées dans l’ordre qui vous arrange
Cinq piliers métier qui produisent de la valeur chacun de leur côté, la Cabine, qui les consolide dès qu’il y en a deux, et une assistante de direction qui exploite l’ensemble. Vous n’installez que celles dont vous avez besoin — souvent une seule pour commencer — et vous en restez propriétaire. Aucune brique n’oblige à prendre la suivante.
Vue d’ensemble de l’architecture
- 01FinanceArrêter de ressaisir ce que vos outils savent déjà.
- 02RHRendre aux managers le temps que l’administratif RH leur prend.
- 03OpérationsSavoir où en est chaque dossier sans avoir à demander.
- 04MarketingTenir une présence régulière sans y passer vos soirées.
- 05CommercialAucun devis oublié, aucune relance manquée.
Cinq piliers métier · deux couches de pilotage
Par où commencer
Nous installons uniquement les piliers dont vous avez besoin
Il n’y a pas de parcours obligatoire ni de socle à acheter d’abord. Le diagnostic dit quels piliers méritent d’être installés chez vous — parfois un seul, rarement les cinq — et nous n’installons que ceux-là. Le réflexe naturel est pourtant de vouloir « le tableau de bord » tout de suite : c’est l’ordre le plus coûteux, parce que sans données propres en dessous, une Cabine affiche des chiffres que personne ne croit. Nous commençons donc toujours par le pilier qui vous coûte le plus de temps aujourd’hui. Beaucoup de nos clients s’arrêtent à un ou deux piliers — c’est un résultat, pas un échec.
01Pilier
Finance & administratif
Arrêter de ressaisir ce que vos outils savent déjà.
- Délai d’installation
- 3 à 5 semaines
Ce que ça change chez vous
Les factures arrivent par mail et par courrier. Quelqu’un les saisit dans l’outil comptable, vérifie les commandes à l’œil, puis relance les impayés quand il y pense. Le mois se clôture systématiquement avec plusieurs jours de retard, et la trésorerie se pilote au relevé bancaire.
Ce que nous automatisons
- Factures fournisseurs : lecture, rapprochement avec les commandes, écriture comptable
- Relance automatique des impayés, avec un ton adapté à l’historique du client
- Notes de frais : lecture du justificatif, contrôle des règles, mise en paiement
- Préparation de TVA et pré-lettrage des écritures
- Trésorerie prévisionnelle consolidée, mise à jour tous les jours
Outils que nous connectons
- Pennylane
- Sage
- Cegid
- EBP
- Qonto
- API bancaires
02Pilier
Ressources humaines
Rendre aux managers le temps que l’administratif RH leur prend.
- Délai d’installation
- 3 à 6 semaines
Ce que ça change chez vous
Les candidatures s’empilent dans une boîte partagée et la moitié n’obtient jamais de réponse. Chaque arrivée demande de créer huit comptes à la main. Les entretiens annuels se relancent au tableur, et les compteurs de congés vivent dans un fichier que personne n’ose modifier.
Ce que nous automatisons
- Tri et qualification des candidatures, avec réponse envoyée à chacune
- Onboarding : création des accès, remise des documents, planning des premiers jours
- Suivi des congés et absences, alertes sur les seuils et les soldes
- Campagnes d’entretiens : relances, collecte et consolidation des comptes rendus
- Suivi des formations et des échéances d’habilitation ou de certification
Outils que nous connectons
- Lucca
- PayFit
- Silae
- Factorial
- Google Workspace
- n8n
03Pilier
Opérations & production
Savoir où en est chaque dossier sans avoir à demander.
- Délai d’installation
- 5 à 10 semaines
Ce que ça change chez vous
Le suivi vit sur un tableau blanc et dans un tableur mis à jour le soir. Répondre à un client sur l’avancement de sa commande demande d’appeler deux personnes, qui doivent elles-mêmes aller vérifier. Et la même question revient chaque semaine.
Ce que nous automatisons
- Suivi d’avancement en temps réel, alimenté depuis le terrain ou l’atelier
- Planification et réordonnancement selon les priorités réelles
- Qualification automatique des demandes entrantes et remontée des urgences
- Gestion documentaire : plans, procédures, versions, traçabilité
- Contrôle qualité assisté et suivi des non-conformités
Outils que nous connectons
- Odoo
- Divalto
- Kizeo Forms
- PostgreSQL
- Next.js
- Python
04Pilier
Marketing
Tenir une présence régulière sans y passer vos soirées.
- Délai d’installation
- 3 à 5 semaines
Ce que ça change chez vous
Vous savez qu’il faudrait publier, envoyer une newsletter, répondre aux avis et surveiller ce que font les concurrents. En pratique, tout cela passe après le reste — et le reste ne s’arrête jamais.
Ce que nous automatisons
- Production et programmation de contenu à partir de votre matière métier
- Veille concurrentielle et sectorielle, synthétisée chaque semaine
- Newsletters segmentées selon le comportement réel des destinataires
- Demande d’avis envoyée automatiquement après une livraison ou une prestation
- Tableau d’audience consolidé : site, réseaux et e-mailing au même endroit
Outils que nous connectons
- Brevo
- Google Business Profile
- Buffer
- Plausible
- Claude
- n8n
05Pilier
Commercial & CRM
Aucun devis oublié, aucune relance manquée.
- Délai d’installation
- 3 à 6 semaines
Ce que ça change chez vous
Les demandes arrivent par mail, par téléphone et par formulaire. Le devis se rédige à la main, et la relance dépend de la mémoire du commercial. Un tiers des devis envoyés ne fait jamais l’objet d’un rappel, et personne ne sait lesquels.
Ce que nous automatisons
- Qualification des demandes entrantes et création automatique de la fiche CRM
- Devis pré-remplis depuis votre catalogue et vos tarifs à jour
- Séquences de relance qui s’arrêtent dès que le client répond
- Analyse des dossiers d’appel d’offres et note de synthèse en deux pages
- Prévision de vente fondée sur votre historique réel, pas sur un ressenti
Outils que nous connectons
- HubSpot
- Pipedrive
- Axonaut
- Sellsy
- Zoho
- Claude
06Couche de pilotage
La Cabine
La marge de chaque affaire pendant qu’elle tourne, pas trois mois après.
- Délai d’installation
- 3 à 6 semaines
Prérequis
Au moins deux piliers instrumentés. Une Cabine branchée sur rien n’a rien à montrer — nous préférons le dire avant qu’après.
Ce que ça change chez vous
Chaque fonction a ses chiffres, dans son outil, avec sa définition. Personne ne conteste les données, tout le monde conteste le calcul — et la réunion commence par une demi-heure de désaccord sur ce que veut dire « marge ». Quand le chiffre arrive, la décision qu’il devait éclairer est déjà prise.
Ce que nous automatisons
- Marge par affaire, par client ou par produit, confrontée au budget de départ
- Consolidation quotidienne des données des piliers déjà instrumentés
- Alertes de seuil sur les écarts qui méritent votre attention
- Trésorerie prévisionnelle et carnet de commandes sur les mois à venir
- Chaque indicateur affiche sa définition et sa source, ce qui clôt les débats
Outils que nous connectons
- Metabase
- Looker Studio
- Power BI
- PostgreSQL
- dbt
07Couche de pilotage
Assistante de direction
Elle lit la Cabine pour vous, et agit quand c’est utile.
- Délai d’installation
- 4 à 8 semaines
Prérequis
La Cabine en place. L’assistante ne devine rien : elle raisonne sur les données consolidées, et rien de plus.
Ce que ça change chez vous
Un tableau de bord ne sert que si quelqu’un l’ouvre. On le consulte les premières semaines, puis plus du tout — et l’information qui aurait évité une dérive reste sur un écran que personne n’allume.
Ce que nous automatisons
- Brief du matin : ce qui a bougé, ce qui dérape, ce qui vous attend
- Alerte immédiate sur les écarts qui ne peuvent pas attendre le brief
- Réponses en langage naturel à vos questions sur vos propres chiffres
- Préparation des relances, comptes rendus et documents récurrents
- Exécution des tâches que vous lui confiez, dans le périmètre que vous fixez
Outils que nous connectons
- Claude
- Mistral
- Modèles auto-hébergés
- Teams
- Slack
08Périmètre
Ce que nous ne faisons pas
Une agence qui sait dire non est plus utile qu’une agence qui sait tout faire. Voici les demandes que nous refusons systématiquement, et pourquoi.
Les entreprises hors de notre zone
Nous n’intervenons qu’en Franche-Comté. Le diagnostic se fait chez vous, et au-delà d’un certain rayon les trajets deviennent un poste de coût que vous paieriez sans rien y gagner. Nous préférons vous dire non plutôt que de vous facturer de la route.
Sites vitrines et e-commerce
Ce n’est pas notre métier et le marché est bien couvert. Nous pouvons vous orienter vers des confrères de la région.
Remplacer votre logiciel de gestion
Nous nous branchons sur votre ERP, votre CRM et votre outil comptable. Changer un logiciel qui fonctionne coûte cher et casse des habitudes ; nous faisons disparaître les tâches manuelles autour.
Régie et mise à disposition de développeurs
Nous travaillons au forfait sur des périmètres définis. La facturation au temps passé nous placerait en conflit d’intérêt avec votre budget.
Prochaine étape
Quel pilier vous coûte le plus de temps aujourd’hui ?
C’est la seule question à laquelle il faut répondre pour démarrer. Le diagnostic dira lequel installer en premier, et si l’un des autres mérite de suivre. Rien ne vous engage au-delà de l’étape en cours.
contact@mk-solutions.frRéponse sous un jour ouvré